Kirjanpidon ollessa lakisääteistä toimintaa, myös kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on määrätty kirjanpitolaissa. Kirjanpitoaineiston vaadittu säilytysaika on nykyään 6-10 vuotta, riippuen tositteen tyypistä. Lue artikkeli ja tutustu kuinka kirjanpitoaineisto tulee säilyttää oikeaoppisesti.

Kirjanpitoaineiston säilytys

Mitä laki sanoo kirjanpitoaineston säilyttämisestä?

Kirjanpitolaki tarttuu kahteen asiaan kirjanpitoaineiston ja tositteiden säilyttämisen suhteen: säilytystapa sekä säilytysaika on laissa määrätty.

Kirjanpitoaineistoa voi säilyttää nykyään myös sähköisessä muodossa, eli fyysinen paperiarkisto ei enää ole tarpeen. Sähköisen säilytyksen edellytyksenä on, että kirjanpidon tarkastelu on Suomesta käsin mahdollista sekä viranomaiselle että tilintarkastajalle ilman turhaa viivettä. 

Lisäksi kirjanpitoaineston säilytyksestä on määrätty vähimmäisajat, jonka tositteet tulee säilyttää. Suomessa tositteiden tavanomainen säilytysaika on 6-10 vuotta, riippuen taltioitavan aineiston tyypistä. Poikkeuksia myös löytyy, esimerkiksi kiinteistösijoittamiseen liittyvän toiminnan kohdalla.

Tositteiden säilytysajat

Suomen kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään kymmenen (10) vuotta tilikauden päättymisestä.

Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin mainitut kirjanpitoaineistot on säilytettävä vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Kuusi vuotta koskee siis laskujen ja muiden liiketapahtumien tositteiden säilytystä.

Nämä ovat vähimmäissäilytysajat kirjanpidolle, ja epävarmassa tilanteessa on parempi säilyttää aineistoa varmuuden vuoksi niin pitkään, että säilytysajan umpeutumisesta ei ole enää epäselvyyttä.

Poikkeukset säilytysajoissa

Kirjanpitoaineiston säilyttämisajoissa voi olla myös poikkeuksia, riippuen toimialasta tai toiminnan luonteesta. Poikkeuksellisesti kiinteistöinvestointeja koskevat tositteet on arvonlisäverolain mukaan säilytettävä kolmentoista (13) vuoden ajan siitä alkaen, kun arvonlisäveron tarkastuskausi on alkanut. Käyntännössä säilytysaika on 14 vuotta.