Paperibyrokratia vähenee maailmasta ja nykyään maassamme myös kirjanpito on pääosin sähköistä. Tähän viittaa myös vuoden 2019 lakiuudistus, joka velvoittaa yrityksen verkkolaskutukseen asiakkaan näin pyytäessä. Sähköinen kirjanpito yleistyy siis vääjäämättä, mutta mitä se lyhyesti ja selkeästi sanottuna tarkoittaa? Tässä artikkelissa kerromme lyhyesti ja ytimekkäästi, mitä sähköinen kirjanpito tarkoittaa ja millaisia hyötyjä se voi tuoda yritykselle.
Mitä on sähköinen kirjanpito?
Sähköinen kirjanpito on vallannut markkinat ja kasvanut sekä tullut tunnetuksi käsitteenä. Sähköisessä kirjanpidossa nimen mukaisesti kaikki kirjanpitotoimet hoidetaan sähköisesti, eli tietokoneen ja ohjelmistojen avustuksella. Paperin pyörittely saadaan karsittua kokonaan pois käyttämällä sähköistä kirjanpitoa.
Yleisesti ottaen sähköinen kirjanpito tarkoittaa yritykselle automaatiota, verkkolaskutuksen käyttöönottoa ja talouden reaaliaikaista seurantaa, muutama oleellisin uudistus nimetäksemme.
Lakiuudistus tukee sähköisen kirjanpidon yleistymistä
Vuonna 2019 astui voimaan uusi laki koskien sähköistä laskutusta, joka käytännössä antaa toimijoille oikeuden pyytää lasku sähköisenä, eli verkkolaskuna. Käytännössä siis yritys voi vaatia laskuttajaltaan verkkolaskun, joka taasen ajautuu automaattisesti sähköiseen kirjanpitojärjestelmään. Lakiuudistus edistää selvästi sähköisen kirjanpidon yleistymistä ja kehitystä.
Teknologia kirjanpidon apuna
Sähköiset kirjanpito-ohjelmat, pilvipalvelut, automatisoitu tiedonsiirto ja integraatiot muihin järjestelmiin ovat tuoneet suuria uudistuksia kirjanpitoon ja taloushallintoon. Nykyaikainen teknologia mahdollistaa sähköisen kirjanpiton tuoden uusia mahdollisuuksia sekä hyötyjä yritykselle.
Sähköisen kirjanpidon hyödyt yritykselle
Sähköinen kirjanpito tuo suuria muutoksia yrityksen taloushallintoon sekä tarjoaa merkittäviä hyötyjä yrityksen kirjanpidon ja taloushallinnollisten asioiden hoitamiseen. Alla oleellisimmat seikat, kuinka sähköisen kirjanpidon eri operaatiot ovat hyödyksi yrityksen liiketoiminnalle.
-
Automaattinen tapahtumien kirjaaminen: Sähköinen kirjanpito auttaa tapahtumien kirjaamisen suoraviivaistamisessa, kun se voidaan tehdä suoraan pankkitilin tiedoista tai muista järjestelmistä. Tämä vähentää manuaalista työtä ja yleensä myös virheitä.
-
Reaaliaikainen taloustietojen seuranta: Sähköinen kirjanpito mahdollistaa reaaliaikaisen taloustietojen seuraamisen, joka parantaa yrityksen tilannetajua ja päätöksentekomahdollisuuksia.
-
Sähköinen arkistointi ja dokumenttien hallinta: Tietojen tallentaminen sähköiseen järjestelmään helpottaa dokumenttien säilyttämistä ja löytämistä.
-
Integrointi muihin järjestelmiin: Sähköistä kirjanpitoa voidaan viedä pidemmälle integroimalla kirjanpito-ohjelma suoraan muihin järjestelmiin, kuten ostolaskujen käsittelyyn, varastonhallintaan tai CRM-järjestelmään.
-
Sähköinen tilausten ja laskutuksen Hallinta: Siirtyminen paperilaskuista sähköisiin laskuihin sekä automatisoitu tilausten käsittely ja laskutus helpottaa työtä.
-
Verkkopankki-integraatio: Suora yhteys yrityksen verkkopankkiin, mikä helpottaa maksujen seurantaa ja hallintaa.
-
Raporttien ja analyysien automaattinen tuottaminen: Sähköisestä järjestelmästä on helppo saada halutut raportit ja analyysit.
Siirtyminen sähköiseen kirjanpitoon
Sähköinen kirjanpito yleistyy ja valtaa hiljalleen markkinat paperisen kirjanpidon tieltä. Nykyään sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen on jokaiselle yritykselle vain ajan kysymys. Uusi ja tuntematon luo aina hieman vastustusta, mutta yleisesti sähköisen kirjanpidon hyödyt pääsevät oikeuksiinsa uuden järjestelmän käyttöönoton myötä.
Sähköisen krjanpidon tulevaisuus
Kirjanpidon sähköistyessä herää kysymys, että mitä on tiedossa seuraavaksi?
Vaikka sähköinen kirjanpito voisi vaikuttaa loppuun asti viedyltä keksinnöltä, voimme silti ennustaa kehityksen jatkuvan. Nyt vuonna 2023 tekoälyn hyödyntäminen on laajalti kasvussa, joka voi tuoda myös uusia käytäntöjä sähköiseen kirjanpitoon.
Tarpeisiin mukautuvien kirjanpitojärjestelmien kysyntä on kasvussa, joten on mahdollista että tulevaisuudessa saadaan nauttia entistä yksilöidymmästä kirjanpidosta ja taloushallinosta.